受付・確認・記録を分けて考える
AIコールは、相手の音声を受け取り、応答内容を決め、音声で返す処理に加え、業務の状態を更新する処理で構成されます。会話が成立したことと、受付が完了したことは同じではありません。例えば用件を聞けても、担当部署や折り返し先が分からなければ、その後の対応が止まってしまいます。IvyLeapは必要な確認項目と完了条件を整理し、現場に渡す記録の形から会話の流れを設計します。
IVYLEAP / BUSINESS SOLUTIONS
AIコール・AIテレアポ導入支援大阪から、現場での活用へ。
大阪のIvyLeapは、電話の一次受付、用件の確認、会話内容の整理など、業務に合わせたAIコールの導入を支援します。AIテレアポを含む発信業務でも、何を確認し、どこから営業担当者へ引き継ぐかを具体化してから、導入範囲を検討します。
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01 / YOUR CHALLENGES
こんな課題はありませんか
- 代表電話の取り次ぎが多く、担当者の作業が中断する
- 同じ案内を繰り返し、個別相談に向き合う時間が足りない
- 通話後の要約や記録に時間がかかっている
- AIの自然な声だけでは、自社の業務に使えるか判断できない
02 / WHAT WE DO
IvyLeapができること
一次受付の範囲を決める
営業時間や窓口案内のように答えが定まる内容と、契約や個別事情に応じて判断が必要な内容を分けます。FAQに書かれていることでも、適用条件が違えば同じ案内はできません。対象サービス、案内できる期間、例外時の連絡先を確認し、回答に使う資料を整えます。分からない質問に長く対応し続けるのではなく、担当者への引き継ぎや折り返し受付に移る条件を決め、相手が次の行動を理解できる案内を検討します。
AIテレアポは次の対応まで設計する
発信業務では、連絡の目的と対象、どの回答をもって確認完了とするかを先に決めます。相談希望を聞く段階と、詳しい提案や条件の説明をする段階を分けると、人とAIの役割を整理できます。発信数だけでなく、接続後の用件理解、相談希望の確認、担当者への引き継ぎ、営業側で対応できたかを確かめます。相手が連絡を望まないと伝えた場合の終了方法や、その後のリスト管理も、運用を相談する際の確認事項です。
自然な会話と業務上の正確さを確認する
検証では、きれいな音声の一問一答だけでなく、聞き直し、言い直し、短い沈黙、複数の用件、周囲の雑音などを試します。社名や人名、数字は、聞き取りと記録の両方を確認します。間違えた理由を音声認識・回答内容・引き継ぎに分けて残すと、改善すべき場所が明確になります。応答の速さだけを追わず、相手の発話が終わる前に話し始めていないか、必要な確認を省いていないかも見ます。
人への引き継ぎを会話の一部にする
相手が担当者との会話を希望したとき、判断が難しい質問が来たとき、必要な情報がそろわないときには、人へ渡す流れを検討します。その際は用件だけでなく、すでに確認したこと、未確認のこと、案内した内容を整理します。担当者が同じ質問を繰り返さずに済む記録があるかを検証します。転送先が対応できない場合の折り返し案内も含め、AI側だけでなく受け取る現場の手順を決めておくことが大切です。
費用と効果を同じ条件で比較する
費用を比べるときは、電話回線、音声処理、AI利用、初期設定、システム連携、保守運用の範囲をそろえます。想定する件数、通話時間、同時に受ける件数、担当者の確認作業が違うと、月額だけでは比較できません。まず一つの窓口や用件に絞り、確認・修正を含めた作業時間と対応品質を記録します。導入効果を保証するものではなく、業務条件に応じた検証を通じて、範囲を広げるかを判断します。
03 / PROCESS
導入までの流れ
- 01
ヒアリング
課題の輪郭を整理し、目指すべき状態を明確にする。
現在の業務、関係する担当者、使っている資料やシステムを伺います。何に時間がかかり、どんな場面で判断に迷うかを整理し、支援の対象と完了の条件をそろえます。資料が揃っていなくても、現場の仕事の流れから検討できます。
- 02
ご提案
最適なソリューションと導入計画を、ROI試算とともに提示。
対象にする範囲、担当者の役割、確認方法を含めて進め方をご提案します。費用と期間は、前提条件と合わせて確認します。対象外の業務や追加の確認が必要な点も整理し、実施前に認識をすり合わせます。
- 03
導入・構築
システム構築からテスト、チームへの展開まで一貫して実行。
合意した範囲で準備と検証を進めます。代表的な業務だけでなく、例外や途中で確認が必要になる場面も扱い、現場の担当者が結果を確かめます。引き継ぎ方法と相談先を整理してから、日々の運用へ移します。
- 04
運用・改善
効果測定と継続的な改善提案で、成果を最大化し続ける。
実際に使った結果と現場の声を振り返り、改善する点を確認します。時間や件数だけでなく、確認の負担や業務を完了できたかを見ます。資料や手順が変わった場合の対応も含め、次に取り組む範囲を相談します。
04 / COST & SCHEDULE
料金・期間の目安
料金について
ヒアリング後にお見積りします。通話件数・時間、接続する電話設備、会話設計、記録や有人対応との連携範囲を確認します。
期間について
ヒアリング後にご案内します。対象用件の整理、案内資料の準備、電話設備との接続確認、会話の検証を含めて計画します。
ご相談の内容、用意できる資料、既存環境によって必要な作業は変わります。正式な範囲と条件をご確認いただいてから進めます。
05 / QUESTIONS
よくあるご質問
AIコールとAIコールセンターは同じですか？
本ページではAIコールを音声による案内・確認を支援する仕組みとして扱います。AIコールセンターには、有人担当者の資料検索支援や通話後の記録整理なども含めて検討できます。電話をすべて自動化する前提ではなく、負担の大きい工程から整理します。
今の電話設備を使えますか？
現在の回線、電話システム、転送方法、顧客管理システムとの関係を確認して判断します。すべての設備との接続を保証するものではありません。既存契約や窓口の運用を伺い、接続できる範囲と必要な変更を個別にご案内します。
難しい質問は人に代われますか？
人へ引き継ぐ条件と受け取り先を設計することが重要です。実際の転送方法や折り返し受付は設備と運用条件によります。用件、確認済みの事項、残った質問を次の担当者へ渡す流れを、導入時の検証に含めます。
AIテレアポの成果は何で確認しますか？
架電件数だけでは判断せず、用件を理解してもらえたか、相談希望を確認できたか、担当者が引き継いで対応できたかを見ます。対象や集計期間をそろえた記録を用意し、確認・修正の負担も含めて評価します。成果や獲得件数の保証は行いません。
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